Comment gérer le flux de messages clients et réduire votre délai de réponse ?

Plus vos clients sont nombreux, plus les sollicitations de ces derniers affluent. Une bonne organisation est de rigueur pour gérer le nombre croissant de messages reçus de votre entreprise. Dans ce guide, découvrez les trois meilleures méthodes pour optimiser votre manière de répondre à vos clients et gagner un temps précieux. 

Pourquoi est-il primordial de répondre rapidement à vos clients ?

Prendriez-vous le risque d’effectuer un achat auprès d’une entreprise dont vous appréciez les produits, mais dont le service client est déplorable ? Il en va de même pour vos clients !

Pour garantir un bon service client, il convient de ne pas faire l’impasse sur la rapidité à laquelle vous traitez les demandes de vos clients (ou futurs clients). Faire preuve de réactivité est en effet un atout pour votre marque à plusieurs égards :

Notez également que recevoir une réponse rapide fait partie intégrante des attentes des internautes. Votre réactivité n’est donc pas un “bonus” dans l’esprit des consommateurs, c’est un impératif ! Passé un certain délai, sans réponse de votre part, vos potentiels clients n’hésiteront pas à contacter une autre entreprise pour obtenir ce qu’ils recherchent. 

Voici un récapitulatif des délais de réponse maximum attendus par les internautes pour obtenir une réponse à une question posée à une entreprise :

Comment gérer les messages de votre entreprise efficacement ? Les trois réflexes à adopter

Chaque entreprise dispose de sa propre organisation pour gérer les demandes clients de la manière la plus réactive possible. Voici les trois recommandations de Partoo pour maximiser votre efficacité et réduire votre délai de réponse. Vous pouvez bien sûr cumuler ces trois approches pour accélérer au maximum le traitement des demandes !

Centraliser les messages reçus

Vos messages clients affluent sans doute de toutes sortes de messageries : Instragram, Facebook Messeger, WhatsApp, et peut-être même par SMS.

Mais saviez-vous que vous qu’il existe des solutions pour centraliser l’ensemble sur une même interface ?

Centraliser les messages de votre entreprise sur une seule plateforme présente plusieurs avantages significatifs : 

• Gagnez du temps : plus besoin de jongler entre plusieurs applications pour répondre à vos clients. Tout est regroupé dans une seule interface.
• Améliorez la collaboration entre vos équipes : toutes les personnes chargées de répondre aux messages ont accès à une seule boîte de réception, c’est-à-dire aux mêmes informations et historiques de conversation. Cela facilite la collaboration et évite les doublons.
• Améliorez l’expérience client : Les clients apprécient de pouvoir poser leurs questions et obtenir des réponses rapidement, quel que soit le canal de communication utilisé. Grâce au gain de temps dans le traitement des demandes, la communication est plus efficace, et les clients plus susceptibles de refaire appel à vous grâce à votre service client irréprochable !

Partoo Messages est une fonctionnalité conçue pour simplifier la gestion des interactions avec les clients. Elle permet de centraliser toutes les conversations provenant de différentes plateformes (Facebook Messenger, Instagram Direct, votre site web…) en un seul et même endroit. 

L’outil vous permet de donner la main aux équipes qui sont sur le terrain : ouvrez des accès à vos responsables d’établissement et attribuez chaque conversation à la bonne personne. Au siège comme au niveau local, vous êtes au plus près de vos clients !

Automatiser vos conversations

L’automatisation de l’envoi des messages est un atout majeur pour les entreprises souhaitant améliorer leur service client et optimiser leurs ressources. 

Pour gérer au mieux un nombre important de conversations, optez donc pour l’automatisation ! Les bénéfices à la clé : 

• Améliorez votre service client grâce à une disponibilité 24/7: grâce aux solutions d’automatisation et aux chatbots, vous vous rendez joignables en permanence, augmentant ainsi la satisfaction client.
• Décuplez la rapidité de vos réponses: en plus d’être disponible à n’importe quelle heure, vous devenez également un exemple de réactivité grâce aux réponses instantanées. 
• Augmentez la productivité de vos équipes: avec les messages automatiques, votre service client peut se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée comme la résolution de problèmes complexes, plutôt que de répondre aux questions les plus simples.

Les messages automatiques Partoo par exemple, sont là pour amorcer la conversation et répondre à vos demandes récurrentes. Il se pourrait bien que vos concurrents aient déjà adopté l’automatisation aux messages qu’ils reçoivent. Alignez-vous avec les nouvelles attentes de vos clients, tout en libérant votre temps et votre esprit !

Avoir recours à l’IA pour répondre aux messages

L’intégration de l’intelligence artificielle (IA) dans les conversations clients révolutionne la manière dont les entreprises interagissent avec leur clientèle. Non content d’automatiser les réponses aux questions, l’IA permet une réelle personnalisation des réponses, bien plus puissante que celle des bots reposants sur un algorithme basique. 

Les assistants virtuels alimentés par l’IA générative sont désormais capables de comprendre le langage naturel, d’analyser les demandes complexes et de fournir des réponses pertinentes en temps réel. 

En parallèle, l’IA collecte des données précieuses sur les interactions avec les clients, permettant à votre entreprise d’affiner sa stratégie marketing et de mieux comprendre les besoins de son marché.

Jim, l’agent IA de Partoo, permet aux grandes enseignes et aux commerces indépendants d’automatiser jusqu’à 70% des conversations avec leurs clients grâce à l’intelligence artificielle. 

Prenez le virage du conversationnel avec Jim – le dernier ajout à notre suite de produits Messages. Avec Jim, votre entreprise peut rester à la pointe de la technologie, offrir un service client exceptionnel et accélérer sa croissance !