Come gestire il flusso dei messaggi dei clienti e ridurre il tempo di risposta?

Più sono numerosi i clienti, maggiori saranno le richieste. Per gestire il numero sempre più alto di messaggi, una buona organizzazione è d’obbligo. In questa guida scoprirai i tre metodi migliori per ottimizzare il modo di rispondere ai tuoi clienti e guadagnare tempo prezioso.

Perché è fondamentale rispondere rapidamente ai tuoi clienti?

Rischieresti di fare un acquisto da un’azienda i cui prodotti ti piacciono, ma il cui servizio clienti è disastroso? Lo stesso vale per i tuoi clienti!

Per garantire un buon servizio clienti, è necessario non sottovalutare la rapidità con la quale rispondi alle richieste dei tuoi clienti (o futuri clienti). La reattività è a tutti gli effetti un asso nella manica per la tua azienda, sotto vari aspetti:

È importante notare che gli utenti si aspettano di ricevere risposte in tempi rapidi. Quindi, essere reattivi ai messaggi non è più un’opzione, ma un requisito indispensabile agli occhi dei clienti! Dopo un certo lasso di tempo senza risposta, i potenziali clienti non si faranno scrupoli a contattare un’altra azienda per ottenere quello che cercano.

Ecco uno schema riassuntivo dei tempi di risposta massimi attesi dagli utenti per ottenere una risposta a una domanda posta a un’azienda:

Come gestire i messaggi della tua azienda in modo efficace? I tre comportamenti da adottare

Ogni azienda gestisce le richieste dei clienti in modo più rapido possibile secondo la propria organizzazione. Ecco i tre consigli di Partoo per aumentare la tua efficacia e ridurre il tuo tempo di risposta. Per accelerare al massimo il trattamento delle richieste, puoi adottarli tutti!

Centralizza i messaggi ricevuti

I messaggi dei tuoi clienti riempiono sicuramente tutte le tue piattaforme di messaggistica: Instragram, Facebook Messeger, WhatsApp, e forse anche gli SMS.

Ma sapevi che esistono delle soluzioni per centralizzarli tutti su un’unica interfaccia?

Centralizzare i messaggi della tua azienda su una sola piattaforma ha vantaggi significativi:

• Risparmiare tempo: non serve più passare da una piattaforma all’altra per rispondere a tutti i tuoi clienti. Tutti i messaggi si trovano su un’unica interfaccia.
• Migliorare la collaborazione tra i team: tutte le persone incaricate di rispondere ai messaggi hanno accesso ad una sola casella di posta, ovvero alle stesse informazioni e cronologia delle conversazioni. In questo modo si facilita la collaborazione e si evitano i doppioni.
• Migliorare l’esperienza del cliente: I clienti sono contenti di poter fare domande e ricevere una risposta rapidamente, qualsiasi sia il canale di comunicazione utilizzato. Grazie al tempo risparmiato nella gestione delle richieste, la comunicazione è più efficace e le probabilità che i clienti ricontattino l’azienda sono più alte!

Partoo Messages è una funzionalità concepita per semplificare la gestione delle interazioni con i clienti: permette di centralizzare tutte le conversazioni provenienti da diverse piattaforme (Facebook Messenger, Instagram Direct, il tuo sito web, ecc.) in un solo e unico posto.

Questo strumento ti permette di aiutare i tuoi team impegnati nella gestione dei messaggi: dai accesso ai responsabili del tuo punto vendita e attribuisci ogni conversazione alla persona giusta. In sede e a livello locale, sii il più vicino possibile ai tuoi clienti!

Automatizza le tue conversazioni

L’automazione dell’invio dei messaggi è una risorsa importante per le aziende che vogliono migliorare il loro servizio clienti e ottimizzare le loro risorse.

Per gestire al meglio un numero importante di conversazioni, scegli l’automazione! Ecco quali sono i benefici per la tua attività:

• Migliora il tuo servizio clienti grazie alla disponibilità 24/7: grazie alla soluzioni automatizzate e ai chatbots, ti rendi disponibile in qualsiasi momento, aumentando così la soddisfazione del cliente.
• Decuplica la rapidità delle tue risposte: oltre a essere disponibile in qualsiasi momento, grazie alle risposte immediate diventi anche un esempio di reattività.
• Aumenta la produttività dei tuoi team: con i messaggi automatici, invece di rispondere alle domande dei clienti più semplici, il tuo servizio clienti può concentrarsi su operazioni dal forte valore aggiunto come la risoluzione di problemi complessi.

I messaggi automatici Partoo, per esempio, sono fatti per avviare la conversazioni e rispondere alle domande più frequenti. È possibile che la tua concorrenza abbia già adottato l’automatizzazione dei propri messaggi. Allineati alle nuove aspettative dei tuoi clienti, liberando il tuo tempo e la tua mente!

Ricorri all’IA per rispondere ai messaggi

L’integrazione dell’intelligenza artificiale (IA) nelle conversazioni con i clienti rivoluziona il modo in cui le aziende interagiscono con la loro clientela. Le risposte automatiche non bastano più: l’IA permette una vera e propria personalizzazione delle risposte, molto più forti di quelle dei bot che agiscono secondo un algoritmo di base.

Gli assistenti virtuali alimentati dall’IA generativa sono ormai capaci di capire il linguaggio naturale, di analizzare domande complesse e di fornire risposte pertinenti in tempo reale.

Allo stesso tempo, l’IA raccoglie dati preziosi per le interazioni con i clienti che permettono alla tua azienda di perfezionare la strategia marketing e di conoscere meglio i bisogni del mercato. 

Jim, l’agente IA di Partoo, grazie all’intelligenza artificiale, permette alle grandi insegne e ai business indipendenti di automatizzare fino al 70% delle conversazioni con i loro clienti. 

Passa al conversazionale con Jim, l’ultima novità della nostra serie di prodotti Messages. Con Jim, la tua azienda può essere sempre all’avanguardia in materia tecnologica, offrendo un servizio clienti eccezionale e accelerando la crescita!